Activités et responsabilités

Archivage physique et électronique des commandes traitées par l'OAC
Archivage physique et électronique des acceptations de commandes reçues par l'OAC
Soumission des formulaires pour l'enregistrement des fournisseurs qualifiés et le classement des pratiques
Soumission des formulaires et archivage des pratiques appelées « conflits d'intérêts »
Gestion opérationnelle et archivage physique et électronique des ordres d'activation gérés par l'OAC
Secrétariat du bureau de l'OAC (préparation des enveloppes pour l'envoi des commandes, gestion de la communication par rapport à la communication externe/interne)
Ouverture de nouveaux fournisseurs au sein du système d'information utilisé (application TESI)
Enregistrement des indices de performance pour les commandes traitées.

Exigences

Qualification scolaire : diplôme
Expérience professionnelle > 3 ans
Capacité à effectuer des tâches de secrétariat technique avec précision et ordre
Capacité à travailler en équipe au sein d'une structure hiérarchique
Bonne capacité à utiliser les principaux outils du package Microsoft Office
Une expérience antérieure dans le secteur administratif doit être considérée comme un titre privilégié, tout comme des postes similaires dans d'autres secteurs industriels.
Bonne connaissance de l'anglais et/ou du français pour la gestion de la documentation et des relations avec les fournisseurs et les clients au niveau international
Les caractéristiques personnelles telles que les compétences interpersonnelles, l'orientation vers le travail d'équipe et la capacité de réagir positivement à la pression du travail tout en gardant le contrôle et en restant concentré sur les priorités et les objectifs, la flexibilité et la volonté de prendre des engagements extraordinaires sont considérées comme fondamentales.

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